brand logo Arbo


Interview_349

De inkoopkracht van controllers en CFO’s

Lees verder

Hoewel de CFO, de controller of financieel manager niet tot de ‘officiële’ afdeling Inkoop behoren, maken zij veelal de afspraken met accountants, banken, juristen, consultants en verzekeraars en beslissen zij over financiële software, leasemaatschappijen, enzovoorts. Juist de inkoper begrijpt de uitdaging om op al deze gebieden de beste leverancier te kiezen tegen de juiste condities. Hierbij een aantal tips en tricks voor het inkopen van diensten, leaseauto’s en het aanschaffen van purchase-to-pay software.

 

Ze worden vaak over één kam geschoren: inkoop van diensten en goederen. Maar eigenlijk zijn ze niet te vergelijken. De prijsvergelijking (bij goederen) is relatief eenvoudig, kwaliteit vergelijken (bij diensten) is veel moeilijker. Neem samenwerken met een organisatieadviesbureau. Dat is flink onderhandelen over marktconforme uurtarieven, maar het daadwerkelijke resultaat wordt pas geboekt in de samenwerking, na het afsluiten van het contract. Hoe goed ben je in het briefen vooraf en monitoren van het resultaat versus de briefing tijdens het opstellen en na afloop van het organisatieadvies? Daarmee bepaal je de toegevoegde (inkoop)waarde van het adviesbureau. Ben je als bedrijf niet in staat duidelijk te briefen en goed te monitoren na afloop van het adviestraject (heeft het advies werkelijk de resultaten opgeleverd die we hadden afgesproken vooraf?), dan kan een dergelijk bureau ook niet excelleren. Een bureau is zo goed als zijn opdrachtgever.

 

 

Waardecreatie en risicobeheersing zijn minstens zo belangrijk bij inkoop

 

 

Flinke kostenposten

Pensioenen, verzekeringen, huur van gebouwen, tijdelijk personeel, de accountant, de advocaat? Het zijn flinke kostenposten die helaas vaak worden betaald zonder er op z’n tijd kritisch bij stil te staan. Neem de inhuur van de accountant. De meeste mensen vragen zich na een paar jaar niet meer af: Is de accountant iemand die ons echt verder helpt in het efficiënter werken? Of is hij meer iemand die ons dingen oplegt en niet verder brengt? Het gaat niet alleen om scherpe uurtarieven. Kijk ook verder: wat is de prestatie die geleverd moet worden? Wat heb je echt nodig en wat kun je zelf doen? Want ook zelf doen kan leiden tot meer efficiency in het inkoopproces.

 

Is uw mobiliteit future proof?

Op het gebied van mobiliteit verandert er veel: zelfrijdende auto’s, elektrisch rijden, private lease, mobility as a service’ Deze veranderingen, maar ook de aandacht voor maatschappelijk verantwoord ondernemen of fiscale stimulering van de overheid kan leiden tot de wens, of noodzaak, tot heroverweging van uw mobiliteitsvisie, uw huidige procesinrichting en hoe efficiënt om te gaan met uw (lease)wagenpark.

 

De maandelijkse leasekosten zijn de meest zichtbare kosten van uw wagenpark. De grootste kostenpost is over het algemeen de afschrijving. Om deze zo laag mogelijk te houden, is de aanschafprijs belangrijk: welke korting krijgt u op de catalogusprijs van de auto? Maar net zo belangrijk is het maximeren van de restwaarde: welke afspraken maakt u daarover? De andere grote kostencomponent is brandstof. Rijden de auto’s op benzine, diesel of schakelt u over op elektrisch? En wanneer nog van fossiele brandstoffen wordt gebruik gemaakt, tanken medewerkers dan voornamelijk langs de snelweg of laat de brandstofpas dit niet toe? Het beheersbaar houden van brandstofkosten is niet zozeer een kwestie van goede afspraken maken met een leverancier, maar vooral goed nadenken over het leasebeleid van uw organisatie. Dus afspraken maken met uw medewerkers. Een belangrijk aspect daarin is de vraag hoe u het rijgedrag van leaserijders kunt beïnvloeden? En hoe u hen kunt stimuleren om zuiniger te rijden? Een antwoord hierop is: elke leaserijder die bespaart, wordt beloond.

 

De overige leasekosten zijn allemaal relatief klein. Bij de rentekosten moet u afwegen of het percentage dat een leasemaatschappij in rekening brengt concurrerend is met alternatieven die u mogelijk voor handen heeft. Dit geldt eveneens voor verzekeringen, waar is het voor uw bedrijf het meest aantrekkelijk om deze onder te brengen? Onder aan de streep telt het totaalbedrag, maar realiseer dat deze opgebouwd is uit onderliggende componenten die allemaal beïnvloedbaar zijn.

 

Naast de maandelijkse leasetermijnen zijn er additionele kosten die de totale mobiliteitskosten (TCO) van uw organisatie bepalen. U kunt te maken hebben met indirecte kosten, zoals de huur of het onderhoud van parkeerplaatsen of het aanbieden van elektrische laadpunten. Ook beheerkosten vallen hieronder. Dit is de tijd die iemand binnen uw bedrijf kwijt is aan het beheren van mobiliteit. De TCM gaat nog verder dan de TCO. Dat zijn namelijk alle mobiliteitskosten die een bedrijf maakt. Dus ook kosten die horen bij de (bedrijfs)fiets en het openbaar vervoer. Voor een goede afweging ten aanzien van mobiliteit is het van belang dat u al deze aspecten meeneemt bij het maken van toekomstvaste keuzes voor uw bedrijf.

Schoonmaaktrends foto
P2P is geen ERP

Een purchase-to-pay-oplossing (P2P) aanschaffen is heel iets anders dan diensten inkopen of mobiliteit. P2P wordt vaak tot financiële software gerekend en valt daarmee onder de directe verantwoordelijkheid van de financiële afdeling, samen met de ICT-afdeling. Het is verleidelijk om het mee te nemen in de keuze van het ERP-pakket. Dat maakt training, implementatie en beheer een stukje makkelijker en houdt het applicatielandschap overzichtelijker.

 

P2P-software is echter ook een belangrijke tool voor de inkoper. Sterker nog, een goed ingerichte P2P-oplossing, minimaal bestaand uit een contractmanagement-, bestel- en factuurafhandelingsmodule, is voor inkoop essentieel om in control te komen over de inkoopuitgaven van de organisatie. Dat betekent dat de P2P-software in staat moet zijn om de eerdergenoemde grote variëteit aan inkopen op een gebruikersvriendelijke en efficiënte manier af te handelen. Inkoopmodules in een ERP-pakket zijn vaak gericht op de inkopen voor de kernactiviteiten van de organisatie (de directe inkoopuitgaven). Want mede daarop wordt de keuze van het ERP-pakket gebaseerd. Maar dit geldt niet voor de overige inkopen, de indirecte inkoopuitgaven. Bij de meeste organisaties betreft dit een substantieel deel van de totale inkoop, in geld, maar vooral ook wat betreft impact en workload. In het algemeen geldt dat voor indirecte inkoopuitgaven beter een best-of-breed-oplossing gekozen kan worden. Vanuit het oogpunt van functionaliteit maar ook vanuit kosten. Het is dan ook raadzaam de inkoper nauw te betrekken in de keuze hiervan.

 

Inkopen is een vak!

Bij goed inkopen is het belangrijk vooraf inkoopdoelstellingen en een inkoopstrategie te bepalen. Wat doen we zelf en wat besteden we uit? Wat heb je nodig? Welke leveranciers zijn daarvoor op de markt? Hoe voer ik het marktonderzoek uit? Wie is de beste leverancier? Hoe stel je contracten op? En hoe implementeer je deze en hoe blijf je verbeteren? Het is een proces dat inkopers continu doorlopen, voor alle goederen en diensten die een organisatie inkoopt. En waarover veel kennis en ervaring voorhanden is.

 

Vaak is het vooroordeel dat inkopers voornamelijk gefocust zijn op kostenbesparingen. Dat is misschien waar, maar voor een goede inkoopspecialist zijn twee andere aspecten even belangrijk, namelijk waardecreatie en risicobeheersing. Bij kostenbesparing probeer je de prijs te reduceren. Wanneer de focus meer ligt op waardecreatie kijk je bijvoorbeeld naar het niveau van de dienstverlening, het leveren van een bijdrage aan duurzaamheidsdoelstellingen of het realiseren van innovatieve oplossingen. Ten aanzien van bedrijfsrisico’s kan de toegevoegde waarde liggen in het zorgen voor beschikbaarheid van producten en diensten die de continuïteit van de bedrijfsvoering zekerstellen. Maar denk ook aan het managen van risico’s van prijsfluctuaties of risico’s in de naleving van wet- en regelgeving.   

 

 

De inkoop van diensten is niet te vergelijken met de inkoop van goederen

 

 

De impact van inkoop

Inkoop heeft een grote impact op de onderneming. Deze impact wordt voor een groot deel bepaald door leveranciers en de kwaliteit, beschikbaarheid en prijsstelling van de ingekochte goederen en diensten. Afhankelijk van het type organisatie kunnen de inkoopkosten tussen de 30 procent en ruim 80 procent van de omzet uitmaken. Organiseert u de inkoop goed, dan kunt u de resultaten van uw organisatie aanzienlijk verbeteren.

 

Binnen veel organisaties valt inkoop onder de verantwoordelijk van de CFO. Of in ieder geval onder de financiële afdeling. Voor veel financiële professionals is inkoop een discipline waarvan ze wellicht niet veel kennis en ervaring hebben. En dat is niet vreemd. Als financieel professional is het daardoor moeilijk om een inkoopprofessional te beoordelen op zijn toegevoegde waarde. Juist in deze complexe tijdsperiode kan de combinatie van inkoop-, markt- en juridische kennis van de inkoper onmisbaar zijn voor het behalen van de beste inkoopresultaten. Een goede inkoper met overtuigingskracht, creativiteit en oplossingsgerichtheid staat u met raad en daad terzijde. Durft u de samenwerking aan?

 

Drs. Fulco van Esveld MBA is directeur Privaat bij Emeritor en heeft jarenlange ervaring in het professionaliseren van de inkoopfunctie bij ondernemingen in de private sector.

De inkoopkracht van controllers en CFO’s

7/8
Loading ...